اوراق اداری و یا ست اداری به مجموعه اسنادی از قبیل سربرگ، کارت ویزیت، انواع پاکت نامه و … اطلاق می شود. در کنار آن ها، مواردی همچون کاغذ یادداشت، اوراق مالی و اداری (مانند فاکتور، قبض، کاردکس و فرم های داخلی)، کارت های پرسنلی، لیبل و … می توانند جایگاه داشته باشند. با ما تا انتهای این مطلب همراه باشید تا باتمام نکات اوراق اداری و چاپ آن آشنا شوید و همین طور اگر قصد چاپ کارت اسکرچ دارید، مجموعه افرنگ با سال‌ها تجربه در این زمینه ، آماده خدمت رسانی به مشتریان خود می‌باشد.
سربرگ ها جهت مکاتبات اداری ، کارت ویزیت به منظور تبادل اطلاعات لازم و مختصر در ارتباط دو طرفه و پاکت نامه به منظور ارسال مکاتبات اداری به سازمان های دیگر به کار می رود . لازم به ذکر است که اوراق اداری پایه ی طراحی ست های اداری می باشد . اگر این اوراق با دقت طراحی نشوند ، برای طراحی ست های اداری خود نیاز به دوباره کاری خواهید داشت .
سربرگ اوراق اداری
کاغذ مناسب برای سربرگ و پاکت نامه ی کاغذهای تحریر 80 گرم الی 120 گرم می باشند. اطلاعات ضروری بر روی سربرگ شامل آرم، شماره تماس و آدرس می باشد.
در نظر داشته باشید سربرگ باید بعد از فاکس شدن خوانا باشد. در زمینه ی سربرگ نباید از طرح هایی با ترام 5% استفاده کرد چرا که نامه پس از فاکس سیاه و سفید دیده می شود و آرم زمینه و نوشته ها با هم یکی دیده می شوند.
سربرگ ها را خیلی طراحی نکنید. اندازه ی مناسب برای آرم روی سربرگ ابعاد 2*3 سانتی متر می باشد. از درج شعار تبلیغاتی، عکس محصولات بر روی سربرگ و پاکت نامه خودداری کنید. سربرگ و پاکت نامه ابزار تبلیغاتی نیستند.
کارت ویزیت
کارتی در ابعاد استاندارد 5×9 سانتیمتر است که بر روی مقوا با گراماژ گوناگون ارائه می شود. عناصر بصری که معمولا در کارت ویزیت قابلیت حضور دارند عبارتند از: لوگو ، مختصری از محدوده فعالیت و آدرس و همچنین شناسه شبکه های اجتماعی .
افقی یا عمودی بودن کارت ویزیت بستگی به چگونگی تصاویر و نوشتار آن دارد. در طراحی گرافیک کارت باید محدوده ای خالی از عناصر نوشتاری و تصویری پیش بینی شود تا گرفتن کارت از آن قسمت انجام گیرد.
استفاده از عکس های با جزئیات، بدلیل عدم امکان بزرگ نمایی آنها، کمتر توصیه می شود. اولین قدم طراحی اوراق اداری ، سربرگ یا کارت ویزیت است و سپس بر اساس الگوی اولیه، موارد بعدی شکل خواهند گرفت.
پاکت نامه
ابعاد پاکت نامه معمولاً متناسب با ابعاد سربرگ (A4) تعیین می شود. بهتر است ابعاد پاکت مورد نظر در حالت بسته شده، یک سوم ابعاد سربرگ به اضافه ی شش میلیمتر (پهنا و بلندا) باشد.
پاکت نامه نیز دارای لوگو و نام مجموعه شماست و درج ن آدرس بر روی آن الزامی است. محل قرارگیری لوگو معمولاً در نیمه ی سمت چپ و بالاست. آدرس نیز در پایین سمت چپ قرار می گیرد. ساختار پاکت نامه بیشتر در حالت افقی انجام می گیرد.
نکته قابل توجه ، خالی نگهداشتن نیمه ی بالا و سمت راست پاکت جهت الصاق تمبر و انجام عملیات پستی است (در صورتی که هزینه پست پیشاپیش محاسبه شده باشد، استفاده از این بخش، نیز بلامانع است) .
طراحی عنوان اوراق
اوراق که در برگیرنده عنوان و مهم ترین تیترهای (اسم شرکت، مدیر مسئول) اوراق است،که از مهم ترین مواد محسوب می شود. معمولا برای طراحی و صفحه آرایی این صفحه بیشترین تلاش صورت می گیرد. داشتن عناوین درشت و مهم و اطلاعات با اهمیت و تصاویر خاص از ویژگی های سربرگ است.
معمولا قسمت بالای اوراق اداری نسبت به بخش پایین آن از اهمیت بیشتری برخوردار است.در بخش پایینی نیز مطالب کم اهمیت تر چاپ می شود. اهمیت این فضا معمولا به قدری زیاد است که گاهی از رنگ دوم هم در چاپ آن استفاده می شود. گاهی نیز دیده شده از رنگ دوم و گاهی از چهار رنگ هم استفاده می شود.
استفاده از بعضی نشانه ها، علائم و عناصر تزئینی در کنار آرم می تواند به خوانایی و گیرایی آن کمک کند.
در انتخاب رنگ ها دقت بیشتری کنید
رنگ به عنوان یکی ازنماد های بصری سازمان ها استفاده می شود. چرا که شناساندن یک رنگ و فونت خاص به مشتری ها باعث ساخت شخصیت تصویری برای سازمان می شود.
یک طراح گرافیک حرفه ای حتما رنگ خاصی را برای سازمان در نظر می گیرد که با فعالیت و مشتری های آن سازمان هم خوانی و هماهنگی دارد.
در دنیای چاپ همه ی رنگ ها از ترکیب چهار رنگ اصلی ساخته می شوند. برای بالا بردن دقت هر رنگی؛ بر اساس میزان ترکیب چهار رنگ نامیده می شود.
برای مثال اگر بخواهیم در مورد رنگ نارنجی بگوییم از ترکیب دو رنگ اصلی قرمز و زرد ساخته شده است. اما نارنجی ها بر مبنای نارنجی Y100/M60 و یا نارنجی Y100/M80 شناخته می شوند. در هر دو رنگ میزان Y یا زرد ثابت است و فقط میزان رنگ مجنتا یا M متغیر است و قطعا هر یک درصد اختلاف رنگ جدیدی به وجود می آورد که شبیه رنگ قبلی هست اما با آن تفاوت دارد.
در انتخاب رنگ ها دقت بیشتری کنید. رنگ هایی که روی صفحه مانیتور می بینید بر اساس نور و سه رنگ اصلی که نور را تشکیل می دهند ساخته شده اند و کاملا با رنگ‌های چاپ افست تفاوت دارند. از ترکیب سه رنگ اصلی نور سفید پدیدار می شود . اما از ترکیب یک میزان مرکب های افست مشکی پدید می آید. پس رنگ های روی مانیتور از اساس با رنگ های چاپ شده تفاوت دارند.
در ایران معمولا طراح های با تجربه چاپ های متعدد می دانند چه رنگ هایی را در پالت ترکیب کنند تا نتیجه دلخواه را بگیرند. چرا که انتخاب تصادفی رنگ ها از پالت معمولا نتیجه خوبی ندارد.
مشخصات یک اوراق اداری عبارتند از
- جذابیت (در بین طرح ها، رنگ ها، نوشته ها، سریعا خودنمایی کند).
- مطالب آن خوانا و سریع الانتقال باشد.
- موضوع آن به سادگی فهمیده شود.
- عنوان یا تیتر آن جاذبه لازم را برای پیگیری دیگر اطلاعات داشته باشد.
